Modifikasi Jurnal Umum Excel Akuntansi

Di dalam Excel Akuntansi Jurnal dilakukan dalam bentuk baris atau kebawah.  Artinya data selalu bertambah kebawah, tidak seperti program aplikasi Akuntansi yang lain dimana setelah dilakukan jurnal dan di rekam, maka tampilannya hilang.  Tidak sama halnya dengan di Excel Akuntansi dimana semua yang telah dijurnal sebelumnya maka akan tampak dilembaran sheet Excel.

Untuk mempermudah dalam melakukan jurnal ada beberapa modifikasi yang perlu dilakukan supaya jurnal tampak bagus, mudah, mengurangi kesalahan dan sebagainya.  Berikut beberapa modifikasi yang perlu dilakukan.

1.  Memberi Total Debet dan Kredit

Dalam setiap transaksi jumlah Debet dan Kredit harus Balance/seimbang.  Untuk menghindari kesalahan yang tidak balance, kita bisa memberikan Total debet dan kredit diatas kedua kolom tersebut dan tentunya juga dalam bentuk Baris yang ditahan.  Perhatikan gambar :

Perhatikan tanda yang bergaris warna biru diatas.  Itu menandakan bawah diatas garis warna biru adalah baris yang ditahan, perintahnya adalah Window, Freeze panes (untuk Excel 2003 dan versi dibawahnya), untuk Excel 2007 berikan perintah View, Freeze Panes. Jadi, walaupun melihat jurnal bagian paling bawah sekalipun maka data diatas garis warna biru tersebut tidak akan hilang. 

• Membuat Total bagian Debet
  Letakkan kursor di Cell E4, dan ketik rumus =SUM(blok mulai E6 kebawah sampai baris yang di inginkan) lalu ENTER. Untuk baris kebawah tergantung dari banyak jurnal yang akan dilakukan. Tapi sebaiknya berikan baris yang lebih banyak pun lebih baik.Untuk contoh diatas barisnya sampai 55, bila jurnal anda akan banyak kebawah maka sebaiknya langsung saja di berikan baris yang banyak.  Caranya ganti saja angka 55 itu dengan angka yang tinggi, misalnya 1.000 atau 5.000 atau terserah anda.
• Membuat Total Bagian Kredit, lakukan cara yang sama dengan Debet tadi.  yang perlu di ingat adalah batasan baris antara Debet dan Kredit harus sama. Jika baris debet sampai baris 1.000 maka baris Kredit juga harus 1.000.Bila anda melakukannya dengan benar, maka hasil Total Debet dan Total Kredit harus Balance (sama).

2. Mendapatkan informasi, bila Jurnal tidak balance
Kita bisa menyiapkan sebuah informasi bila jurnal tidak balance.  Caranya letakkan kursor di Cell D4, atau kalau terlalu sempit turunkan lebih dulu tabelnya dengan cara Letakkan kursor di  D4 tersebut, berikan perintah Insert, Rows (Excel 2003 kebawah) atau kalau Excel 2007 (Pada bagian Home, Pilih Insert, Insert Sheets Rows). Maka sekarang tabel dimulai dari baris ke enam. 
Lalu letakkan kursor di D5, dan berikan rumus :

=IF(E5=F5,” “,”SALAH”)

Maksud dari rumus diatas adalah Jika Total Debet sama dengan Total Kredit maka celnya tetap kosong, selain itu ada informasi salah.

Perhatikan gambar diatas.  Keterangannya adalah SALAH, dikarenakan Total debet dan kredit tidak seimbang yaitu Jurnalnya belum selesai yang ditandai dengan gambar panah merah.